GDPR – Zásady zpracování osobních údajů

PRO KLIENTY

GDPR – zásady zpracování osobních údajů

Cílem těchto zásad naší společnosti (dále jen KAPITOL) je v souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních společnost poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž zpracováváme jejich osobní údaje, jasný a přehledný výčet osobních údajů, které zpracováváme, za jakým účelem tak činíme, na základě jakých právních přivolení a po jakou dobu tyto osobní údaje zpracováváme, komu a proč je předáváme, a zejména poskytnout těmto fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči KAPITOLu uplatit.

1. Čí osobní údaje zpracováváme (vymezení subjektů osobních údajů)?
   V souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti nabízení, doporučování a zprostředkování produktů našich Obchodních partnerů zpracováváme osobní údaje:
   1. našich klientů – tedy osob, u nichž na základě zprostředkovatelské činnosti KAPITOLu došlo k uzavření smlouvy na některý z produktů, které KAPITOL zprostředkovává;
   2. našich potencionálních klientů – osob, u nichž byla jednání o zprostředkování uzavření smlouvy na některý z produktů, které KAPITOL zprostředkovává, ukončena před jejím uzavřením;
   3. fyzických osob, jejichž osobní údaje KAPITOLu poskytl sám klient či potencionální klient v souvislosti se zprostředkovatelskou činností KAPITOLu (jedná se např. o zákonné zástupce, zástupce na základě plné moci, osoby pojištěné, osoby blízké, osoby vyživované, ručitelé, spoludlužníky, osoby obmyšlené z pojistné smlouvy, skutečného vlastníka, politicky exponované osoby atd.);
   4. našich smluvních partnerů, kteří nám poskytují své služby či dodávají své výrobky;
   5. účastníků našich soutěží, které KAPITOL vyhlašuje na svých webových stránkách či sociálních sítích;
   6. zájemců o KAPITOL, kterými jsou osoby, které na základě ústního či telefonického kontaktu s KAPITOLem, jeho zaměstnanci nebo poradci projevily zájem o služby a produkty KAPITOLu, či které nás kontaktovaly prostřednictvím e-mailu, položily nám dotaz na našich webových stránkách, na našich sociálních sítích, komunikovaly s námi prostřednictvím chatovacích služeb nebo za použití jiných elektronických služeb,
   7. odběratelů našich newsletterů, kterými jsou osoby, které se přihlásily k odebírání našich newsletterů.

Produktem se rozumí zejména životní a neživotní pojištění, úvěry, hypotéky, stavební spoření, penzijní připojištění, smlouvy o bankovních účtech, spotřebitelské úvěry, smlouvy o nákupu a prodeji investičního zlata atd., které je KAPITOL oprávněn zprostředkovávat. Portfolium všech produktů, k jejichž zprostředkování má KAPITOL zákonné oprávnění a jež zprostředkovává na základě smlouvy uzavřené s příslušnou společností je uvedeno na webových stránkách KAPITOLu http://www.kapitol.cz .

2. Jaké osobní údaje zpracováváme (kategorie osobních údajů)?

Osobním údaje jsou jakékoliv informace, jež se vztahují k určité fyzické osobě a na jejich základě je možno ji identifikovat.

V souvislosti s výkonem zprostředkovatelské činnosti KAPITOLu může dojít ke zpracování těchto kategorií osobních údajů:

1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, bydliště, podpis, v případě podnikatelů také sídlo nebo místo podnikání IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující nám kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
4. osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv (v rozsahu vyžadovaném jednotlivými Obchodními partnery);
5. osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné posouzení majetkové a finanční situace fyzické osoby a správný výběr produktu, který KAPITOL nabízí a zprostředkovává;
6. osobní údaje, jejichž získání a zpracování je nezbytné pro plnění povinností vyplývajících pro KAPITOL z platných právních předpisů;
7. osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb KAPITOLu (údaje o uzavřených smlouvách, jejich trvání, platební historii klienta, změnách smluv apod.);
8. osobní údaje získané na základě komunikace mezi KAPITOLem a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, polohové údaje, písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatové a videochatové komunikace atd.);
9. data z internetového prohlížeče – v případě, že fyzická osoba povolí cookies ve webovém prohlížeči, získává KAPITOL data o chování fyzické osoby na internetových stránkách (bližší informace ke cookies jsou vždy uvedeny na webových stránkách KAPITOLu);
10. záznamy telefonických hovorů mezi KAPITOLem a fyzickými osoby, v případech, kdy jsou telefonní hovory monitorovány či nahrávány, je na tuto skutečnost fyzická osoba vždy před uskutečněním hovoru upozorněna.

3. Pro jaké účely a z jakých právních důvodů osobní údaje zpracováváme?

Rozsah zpracování osobních údajů KAPITOLem závisí na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, a tomuto vymezenému účelu musí odpovídat i právní důvod pro zpracování.

GDPR rozlišuje právní důvody zpracování, pro které je možné osobní údaje zpracovávat i bez uděleného souhlasu.

Mezi tyto právní důvody patří:

1. Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je fyzická osoba, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy. Pro tyto účely jsou nezbytné zejména osobní údaje umožňující identifikovat smluvní stranu a možnost ji kontaktovat.
2. Zpracování nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností KAPITOLu a Obchodních partnerů.
   Ke zpracování osobních údajů dochází zejména
   • pro účely zjištění potřeb a požadavků klientů;
   • pro určení znalostí a zkušeností klienta s finančními produkty;
   • pro účely plnění daňových povinností;
   • pro účely plnění povinností daných zákony vztahujícím se k nabízení a zprostředkování jednotlivých produktů (např. zákon o spotřebitelském úvěru, zákon o podnikání na kapitálovém trhu, zákon o doplňkovém penzijním spoření);
   • pro účely splnění povinností identifikace a kontroly klienta stanovených KAPITOLu zákonem proti praní špinavých peněz;
   • pro účely plnění archivačních povinností.
3. Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů KAPITOLu
   Ke zpracování osobních údajů dochází zejména
   • pro účely kontroly zákonnosti a správnost činnosti KAPITOLu, jeho jednotlivých zaměstnanců a spolupracovníků;
   • pro účely vedení evidence;
   • pro sledování kvality služeb a spokojenosti klientů;
   • za účelem řádného vyřizování stížností a reklamací;
   • pro účely optimalizace poskytování služeb;
   • pro zamezení protiprávního jednání vůči klientům;
   • za účelem péče o klienta;
   • pro účely vymáhání pohledávek;
   • pro komunikaci s veřejností;
   • pro účely přímého marketingu – oslovování fyzických osob s nabídkou dalších produktů zprostředkovávaných KAPITOLem.

Obchodními partnery se rozumí společnosti, jejichž produkty KAPITOL zprostředkovává (zejména pojišťovny, banky, stavební spořitelny, penzijní společnosti, atd.) a jejichž aktuální seznam je uveden na webových stránkách KAPITOLu http://www.kapitol.cz. Právní důvod zpracování osobních údajů je u Obchodních partnerů založen na uzavřené smlouvě s příslušnou fyzickou osobou a na povinnostech z ní vyplývajících nebo na návrhu na uzavření smlouvy.

4. Je nezbytné poskytnout KAPITOLu své osobní údaje?

Právo KAPITOLu na zpracování poskytnutých osobních údajů vyplývá z nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné.

Zpracovávané osobní údaje musí KAPITOL uvést do smlouvy, návrhu smlouvy a další dokumentace nezbytné pro zprostředkování a řádný výběr produktů, stejně jako slouží k identifikaci a kontrole fyzických osob dle zákona proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

V případě, že klient některé osobní údaje neposkytne, může KAPITOL nebo Obchodní partner odmítnout zprostředkovat produkt či uzavřít smlouvu pro nedostatek zákonných informací. V případech stanovených zákonem (zejména v případě zákona proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu) je přímo vyloučeno, aby v případě neposkytnutí osobních údajů v rozsahu požadovaném zákonem, KAPITOL s fyzickou osobou bez poskytnutí osobních údajů smlouvu uzavřel.

5. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
   Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Zásadně zpracováváme osobní údaje, jež nám poskytly samy fyzické osoby o sobě nebo o osobách, jež mají být předmětem smlouvy. Zpracovávané osobní údaje jsou také nezbytné pro to, aby KAPITOL při nabízení a zprostředkování postupovat čestně, řádně a v nejlepším zájmu klienta.

Jestliže jde o zájemce o KAPITOL a jeho služby, je zpracování omezeno výhradně na osobní údaje, které nám zájemci sdělí – obvykle jde o základní identifikační a kontaktní údaje.

KAPITOL nevyužívá při své činnosti nástroje automatického profilování, požadavky a potřeby každého klienta jsou vždy posuzovány individuálně.

Osobní údaje zpracováváme po dobu, stanovenou právními předpisy pro uchovávání dokladů o řádném poskytování našich služeb a řádném plnění dalších zákonných povinností (zejména povinnosti provést identifikaci a kontrolu klienta na základě zákona proti praní špinavých peněz a povinnosti uchovávat daňové doklady).

Z tohoto důvodu uchováváme osobní údaje, které jsme oprávněni zpracovávat i bez uděleného souhlasu, po dobu 10 let od data uzavření poslední smlouvy nebo návrhu smlouvy zprostředkované KAPITOLem, nebo od data posledního doložitelného jednání mezi KAPITOLem a potencionálním zákazníkem, přičemž lhůta 10 kalendářních let se počítá vždy od pozdějšího data. V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

6. Komu osobní údaje předáváme (příjemci a zpracovatelé osobních údajů)?

KAPITOL zpracovává osobní údaje za účelem řádného výkonu své zprostředkovatelské činnosti. Svou zprostředkovatelskou činnost zajišťuje vytvořením sítě obchodních zástupců a navázáním smluvních vztahů s Obchodními partnery, kteří poskytují jednotlivé Produkty zprostředkovávané KAPITOLem.

Z tohoto důvodů jsou osobní údaje klientů, potencionálních klientů a zájemců předávány

• poradcům KAPITOLu, kterými jsou fyzické a právnické osoby, jež jménem a na účet KAPITOLu jednají s fyzickými osoby při nabízení a zprostředkování produktů či při vyhledávání zájemců o zprostředkovatelskou činnost KAPITOLu;
• Obchodním partnerům, kterým jsou předávány osobní údaje z důvodů uzavření příslušné smlouvy, posouzení návrhu na uzavření smlouvy, plnění jejich zákonných povinností a oprávněných zájmů.

Každý z Obchodních partnerů přijal zásady zpracování osobních údajů, které jsou uvedeny na jeho webových stránkách, nebo informace o zpracování osobních údajů přikládá k návrhům svých smluv.

KAPITOL pro některé oblasti své činnosti využívá služeb specializovaných dodavatelů. Pokud tito dodavatelé získávají na základě smluvního vztahu s KAPITOLem přístup k osobním údajům zpracovávaným KAPITOLem, mají postavení zpracovatele osobních údajů. Zpracovatelé při nakládání s osobními údaji jednají vždy na základě uzavřené zpracovatelské smlouvy a pokynů KAPITOLu a jsou povinni dodržovat vysoké standardy zabezpečení osobních údajů.

Mezi zpracovatele KAPITOLu patří poskytovatelé

• účetních a právních služeb, auditoři, exekutoři
• IT služeb – webhosting, služeb datového úložiště, softwarových aplikací, CRM systémů.

Osobní údaje dále předáme státním orgánům (Policie ČR, soudy, Česká národní banka, Finanční arbitr, Česká obchodní inspekce atd.), vždy však v rozsahu jejich zákonného oprávnění.

7. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje? Jak chráníme osobní údaje?

KAPITOL zpracovává osobní údaje ručně i automaticky, osobní údaje jsou ukládány v listinné podobě i elektronicky do datových úložišť KAPITOLu nebo jeho zpracovatelů.

KAPITOL zpracovávané osobní údaje chrání před neoprávněným přístupem, jejich zničením, poškozením či odcizením stejně ji před jejich zneužitím.

KAPITOL neustále zvyšuje standard zabezpečení svých IT systému, provádí jeho systémové analýzy a sleduje rizika systému za účelem jejich minimalizace.

KAPITOL má zajištěno

• fyzické zabezpečení svých datových center, stejně jako datových center svých zpracovatelů;
• zabezpečení zálohování dat a jejich obnovu;
• zaveden systém oddělených přístupů k IT systému, řízení uživatelských práv, postupy pro identifikaci přístupů do IT systémů;
• zabezpečení přenosu dat a zabezpečení koncových stanic;
• zabezpečení aplikací.

8. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů KAPITOLem?

• Právo na přístup ke svým osobním údajům

Máte právo požadovat po KAPITOLu přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.

• Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů

Máte právo požadovat po KAPITOLu opravu vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo požadovat KAPITOLu, aby omezil zpracování vašich osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů KAPITOLem či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.

• Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat po KAPITOLu výmaz zpracovávaných osobních údajů v případech stanovených právními předpisy. Za situace, kdy je KAPITOL právními předpisy povinen vaše osobní údaje zpracovávat, vám po zákonem stanovenou dobu nebudeme moci vyhovět. Jakmile uplyne zákonná doba nebo skončí účel, pro který osobní údaje zpracováváme, vymažeme je nebo provedeme jejich anonymizaci.

• Uplatnit námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem KAPITOLu. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování KAPITOLu nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.

• Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů

Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných KAPITOLem v případě, že je zpracování založeno na smlouvě, či její přípravě a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.

• Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany KAPITOLu nebo pokud se domníváte, že KAPITOL neplní své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

9. Jak svá práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit pouze písemně v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla.

Proto, abychom Vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neuskutečnili jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl Váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen.

Na základě takto ověřené skutečnosti, zaevidujeme vaše uplatnění práv a do 30 dnů od doručení na adresu našeho sídle vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě vašeho uplatnění práv přijali.

Dovolujeme si vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.

V souladu s ustanoveními z.č. 480/2004 Sb. o některých službách elektronické společnosti zasíláme do e-mailových schránek fyzických osob, jejichž osobní údaje zpracováváme, v rámci užívání nástrojů přímého marketingu informace o změnách na pojistném a finančním trhu, zajímavé tipy na investice, novinky v legislativě, výhodné nabídky vztahující se produktům Obchodních partnerů KAPITOLu.

Zasílání e-mailů této povahy je vždy označeno jako obchodní sdělení a je v souladu se zákonem o některých službách elektronické společnosti. Z každého takového obchodního sdělení je patrné, že jej odesílá KAPITOL. V případě, že nechcete, abychom vám zasílali do vaši e-mailové schránky shora uvedená obchodní sdělení KAPITOLu, vždy máte možnost v zápatí příslušného sdělení ohlásit, že si již nepřejete, abychom vám zasílali další obchodní sdělení.

10. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

KAPITOL s účinností od 25. 5. 2018 jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Úkolem pověřence pro ochranu osobních údajů je poskytování poradenství a informací v oblasti ochrany osobních údajů KAPITOLu, jeho zaměstnancům a poradcům, monitorování souladu činnosti KAPITOLu s GDPR a dalšími předpisy v této oblasti, odborná příprava zaměstnanců a poradců KAPITOLu v oblasti ochrany osobních údajů.

Na pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného KAPITOLem se mohou obracet i všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje KAPITOL zpracovává. Pověřenec dohlíží také na vyřizování žádostí subjektů osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

KAPITOL, a.s.
Vlněna 526/3, Trnitá
602 00 Brno
e-mail: dpo@kapitol.cz

Tyto Zásady zpracování osobních údajů společnosti KAPITOL, a.s. jsou platné od 25. 5. 2018.

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

(dále jen „Informační memorandum“)

KAPITOL, a.s., IČO 60751070, se sídlem Vlněna 526/3, 602 00, Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. B 1604 (dále jen „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči Vám, uchazečům o zaměstnání. Ochraně osobních údajů proto věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci náborového procesu. Naleznete zde informace, zda osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

1. Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví
2. Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa
3. Údaje související s výkonem práce, kterými se rozumí zejména informace o Vašem vzdělání, absolvovaných školení, předchozí zkušenosti a reference
4. Údaje o posouzení Vaší vhodnosti, kterými se rozumí hodnocení vhodnosti (včetně výsledků z assessment centra), výsledky testů

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci náborového procesu zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu. Osobní údaje přitom zpracováváme na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy, na základě našich oprávněných zájmů a případně i na základě Vašeho souhlasu.

Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy

Na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s výkonem práce a údaje o posouzení Vaší vhodnosti, a to za účely hodnocení uchazečů o zaměstnání a provedení náborového procesu. Konkrétně proto, abychom Vás mohli zvát na pohovory a komunikovat s Vámi a abychom mohli z poskytnutých podkladů posoudit Vaši vhodnost na obsazení volného pracovního místa.

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu, ledaže nám k dalšímu zpracování v databázi uchazečů udělíte souhlas.

Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů

Na základě našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s výkonem práce a údaje o posouzení Vaší vhodnosti, a to za účelem ochrany našich právních nároků. Proti takovému zpracování máte právo kdykoli podat námitku, která může být uplatněna způsobem podrobněji popsanou v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“.

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení náborového procesu) nároků vyplývajících nebo souvisejících s náborovým procesem prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

Zpracování na základě Vašeho souhlasu pro účely vedení databáze uchazečů společností skupiny

Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme my a tyto další společnosti skupiny Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group (IČO: 47116617) / Česká podnikatelská pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group (IČO: 63998530) / Pojišťovna České spořitelny, a.s., Vienna Insurance Group (IČO: 47452820) / ČPP Servis, s.r.o. (IČO: 28435648) / AIS Servis, s.r.o. (IČO: 26264315) / SURPMO, a.s. (IČO: 01807935) / Global Expert, s.r.o. (IČO: 27472850) Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje související s výkonem práce pro to, abychom Vás mohli my i výše uvedené společnosti skupiny případně oslovit s jinou relevantní pracovní nabídkou. V případě neudělení souhlasu budeme tyto údaje zpracovávat pouze do skončení náborového procesu, pokud nám souhlas udělíte, tak maximálně po dobu 3 let od skončení náborového procesu.

Udělený souhlas můžete odvolat, avšak odvoláním souhlasu zároveň není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů do okamžiku odvolání.

Písemně na adrese: KAPITOL, a.s., Vlněna 526/3, 602 00, Brno, přičemž je nezbytné, aby byl podpis na uplatnění práv úředně ověřen.

Zpracování osobních údajů třetích osob

Na základě oprávněného zájmu dále zpracováváme bez jejich souhlasu identifikační a kontaktní údaje osob, které byly uvedeny jako kontaktní u referencí, a to za účelem hodnocení uchazečů o zaměstnání. Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu.

Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovým zpracovatelem je zejména Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group, (IČO : 47116617), která pro nás vykonává náborovou, personální a mzdovou agendu, dále jsou to dodavatelé IT řešení.

Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají.

Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Nejvíce osobních údajů získáme přímo od Vás, tím že nám je sdělíte v rámci náborového procesu, ať již v rámci ústního pohovoru, životopisu nebo jiné dokumentace.

Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje získané od osob, které byly uvedeny jako kontaktní u Vašich referencí, z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
• domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

• splnění naší právní povinnosti,
• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše kapitola „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“).

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
• Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám poskytl a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (viz výše kapitola „Zpracování na základě Vašeho souhlasu“) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil v našich formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování bez Vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů“). Vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách www.kapitol.cz v sekci „Kdo jsme“.

Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:

Emailem na: dpo@kapitol.cz

Písemně na adrese: KAPITOL, a.s., Vlněna 526/3, 602 00, Brno, přičemž je nezbytné, aby byl podpis na uplatnění práv úředně ověřen.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Další informace a novinky z oblasti ochrany osobních údajů naleznete na našich webových stránkách www.kapitol.cz v záložce GDPR – Zásady zpracování osobních údajů.

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro bývalé poradce

1. Čí osobní údaje zpracováváme (vymezení subjektů osobních údajů)?

Společnost KAPITOL, a. s., IČO: 60751070, se sídlem Vlněna 526/3, 602 00, Brno, (dále jen „KAPITOL“) jako správce osobních údajů provádí zpracování osobních údajů

• svých poradců, kterými se rozumí fyzické osoby, jež uzavřely s KAPITOLem smlouvu o obchodním zastoupení;
• zaměstnanců poradců, kterými se rozumí fyzické osoby, jež jsou zaměstnanci poradců KAPITOLu;
• tipařů, kterými se rozumí fyzické osoby, jež uzavřely s KAPITOLem komisionářskou smlouvu;
• zájemců o činnost poradce, kterými se rozumí fyzické osoby, jež uzavřely s KAPITOLem smlouvu o spolupráci

2. Jaké osobní údaje zpracováváme (kategorie osobních údajů)?

KAPITOL zpracovává o osobách uvedených v odst. A tyto kategorie osobních údajů:

1. identifikační údaje, jimiž se rozumí osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci fyzické osoby (zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, místo podnikání, podpis, státní příslušnost, v případě podnikatelů také IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje, tedy osobní údaje umožňující kontakt s fyzickou osobou (zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka, bankovní spojení);
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
4. osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv (živnostenské oprávnění, výpis z obchodního rejstříku, číslo sociálního a zdravotního pojištění);
5. osobní údaje, jejichž získání a zpracování je nezbytné pro plnění povinností vyplývajících pro KAPITOL z platných právních předpisů (např. evidenční číslo poradce, registrace u ČNB);
6. osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu s KAPITOLem (údaje o uzavřených produktových smlouvách, údaje o vyplacených provizích, jiných finančních plněních, údaje o produkci, o stornu smluv, počet zaměstnanců, počet postupově nižších poradců atd.);
7. osobní údaje získané na základě vzájemné komunikace (IP adresa, adresa na sociální sítě užívané fyzickou osobou, polohové údaje, písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, záznamy z telefonických hovorů, chatové a videochatové komunikace atd.)

3. Pro jaké účely a z jakých právních důvodů osobní údaje zpracováváme?

V případě poradců a jejich zaměstnanců je pro řádný výkon zprostředkovatelské činnosti v oblasti zprostředkování pojištění, doplňkového penzijního spoření, investic a spotřebitelských produktů nezbytné doložit KAPITOLu a státnímu dohledového orgánu (České národní bance) splnění zákonných předpokladů pro výkon dané zprostředkovatelské činnosti (důvěryhodnost a odbornost). Tyto předpoklady jsou zjišťovány jednak při navázání smluvního vztahu s KAPITOLem, jednak i v jeho průběhu, přičemž rozsah zjišťovaných osobních údajů se v průběhu smluvního vztahu s KAPITOLem mění na základě změn právních předpisů a změn ve výkladové praxi ČNB. Z tohoto důvodů KAPITOL o osobách uvedených v odst. A zpracovává zejména následující osobní údaje:

1. osobní údaje o dosaženém vzdělání, složených zkouškách a dalších kvalifikačních předpokladech – zejména údaje obsažené v maturitním vysvědčení, vysokoškolském diplomu, osvědčení o složení odborné zkoušky;
2. osobní údaje o trestní bezúhonnosti – údaje obsažené ve výpisu z rejstříku trestů;
3. osobní údaje o bezdlužnosti – zejména údaje obsažené v čestném prohlášení nebo potvrzení příslušného finančního úřadu, potvrzení úřadu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny;
4. osobní údaje vztahující se k předchozímu podnikání – osobní údaje uvedené v konkursních a insolvenčních rejstřících, obsažené v rozhodnutích o exekuci;
5. ostatní osobní údaje vyžadované právními předpisy pro osvědčení odbornosti a bezúhonnosti.

Zpracování shora uvedených osobních údajů je v souladu s právní úpravou ochrany osobních údajů, neboť jeho právním důvodem je zpracování, které je

1. nezbytné pro splnění smlouvy, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy, včetně zprostředkovávaných smluv;
2. nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností KAPITOLu a Obchodních partnerů KAPITOLu při zprostředkovávání jednotlivých produktů (řádné označení poradce, plnění povinností daných zákony vztahujícím se k nabízení a zprostředkování jednotlivých produktů, plnění povinností stanovených zákonem proti praní špinavých peněz atd.);
3. nezbytné pro účely oprávněných zájmů KAPITOLu– pro účely kontroly zákonnosti a správnost činnosti poradců a tipařů KAPITOLu, pro účely vedení evidence, sledování kvality služeb a spokojenosti klientů, vyřizování stížností, optimalizace poskytování služeb, zamezení protiprávního jednání vůči klientům, následnou péči o klienta, vymáhání pohledávek, prevence a odhalování podvodů a pro účely přímého marketingu.

Obchodními partnery se rozumí společnosti, jejichž produkty KAPITOL zprostředkovává (např. pojišťovny, banky, stavební spořitelny, penzijní společnosti atd.) a jejichž aktuální seznam je uveden na webových stránkách KAPITOLu http://www.kapitol.cz)

4. Komu osobní údaje předáváme (příjemci a zpracovatelé osobních údajů)?

Osobní údaje fyzických osob uvedených v odst. A. jsou předávány:

1. orgánům veřejné moci na základě jejich zákonného zmocnění a v jeho rozsahu (zejména orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, orgány dohledu atd.);
2. příslušnému Obchodnímu partnerovi, v rozsahu odpovídajícím účelu zpracování a právnímu titulu zpracování;
3. smluvním partnerům KAPITOLu, jimiž jsou subjekty, které KAPITOLu poskytují účetní, daňové, a právní služby a IT služby (softwarové aplikace, webhosting, datová úložiště) a jež splňují standardy ochrany osobních údajů.

5. Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje fyzických osob uvedených v odst. A. jsou KAPITOLem zpracovávány po dobu 10 kalendářních let od data ukončení platnosti poslední smlouvy, na jejímž základě byl založen smluvní vztah mezi KAPITOLem a fyzickou osobou. Tato lhůta vyplývá ze zákonných požadavků na dobu, po kterou je KAPITOL, stejně jako Obchodní partneři, povinen uchovávat doklady vztahující se k jeho zprostředkovatelské činnosti. V případě probíhajícího soudního či správního řízení s fyzickou osobou uvedenou v odst. A. nebo soudního či správního řízení, jež má přímý vztah k její zprostředkovatelské činnosti pro KAPITOL, zpracovává KAPITOL osobní údaje vždy až do pravomocného ukončení příslušného řízení.

6. Je nezbytné poskytnout KAPITOLu své osobní údaje?

Právo KAPITOLu na zpracování poskytnutých osobních údajů vyplývá ze zákonné úpravy – nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Zpracovávané osobní údaje je nezbytné uvést do smlouvy o obchodním zastoupení, do smlouvy o spolupráci, předložit jednotlivým Obchodním partnerům, předložit ČNB pro doložení odborné způsobilosti a důvěryhodnosti fyzické osoby. V případě, že fyzická osoba některé osobní údaje neposkytne, může KAPITOL nebo Obchodní partner odmítnout s fyzickou osobou navázat spolupráci či v ní pokračovat pro nedostatek zákonných předpokladů. KAPITOL ani Obchodní partneři nepotřebují osobní údaje fyzických osob uvedených v odst. A. zpracovávat na základě uděleného souhlasu příslušné fyzické osoby.

7. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Zpracovávané osobní údaje získává KAPITOL přímo od osob uvedených v odst. A. tohoto Memoranda, nebo z veřejně přístupných zdrojů popsaných v odst. B. písm. c) tohoto Memoranda. KAPITOL zpracovává osobní údaje automaticky i manuálně jak v listinné, tak i v elektronické podobě.

8. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů KAPITOLem?

Fyzické osoby uvedené v odst. A. mají právo:

• na přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které KAPITOL o nich zpracovává; fyzická osoba obdrží na základě žádosti od KAPITOLu informaci, zda o ní osobní údaje zpracovává a kopii zpracovávaných osobních údajů, práva třetích osob však nesmí být dotčena;
• na opravu svých osobních údajů zpracovávaných KAPITOLem; z uzavřených smluvních vztahů plyne povinnost informovat KAPITOL o změnách v identifikačních a osobních údajích stejně jako o změnách v případě zákonných předpokladů pro výkon zprostředkovatelské činnosti;
• na omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud fyzická osoba popírá přesnost zpracování, uplatnila námitku proti zpracování osobních údajů KAPITOLem či odmítá jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasí s výmazem osobních údajů a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů;
• právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut), jestliže pominul právní důvod či účel zpracování nebo jsou osobní údaje zpracovávány neoprávněně. V případě, že neuplynula zákonná lhůta pro uchovávání osobních údajů nebo jsou potřebné pro určení či výkon právních nároků KAPITOLu, není jejich výmaz možný. Po uplynutí zákonné doby KAPITOL zpracovávané osobní údaje sám vymaže nebo je anonymizuje.
• vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem KAPITOLu. V tomto případě je KAPITOL povinen ukončit zpracování tehdy, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na straně KAPITOLu, nepřevažují nad zájmy nebo právy a svobodami fyzické osoby. KAPITOL fyzickou osobu informuje písemně o tom, jakým způsobem rozhodl o jeho námitce.
• vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. V případě uplatnění této námitky KAPITOL přestane osobní údaje pro tyto účely zpracovávat. Obecně však platí, že KAPITOL nezpracovává osobní údaje fyzických osob uvedených v odst.A. pro účely přímého marketingu.
• právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů – právo získat své osobní údaje, jež poskytl KAPITOLu pro účely splnění smlouvy a jejichž zpracování je provedeno automatizovaně a právo předat je jinému správci;
• podat proti zpracování svých osobních údajů stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údaje ČR, bližší informace na https://www.uoou.cz.

9. Jak svá práva můžete uplatnit?

Fyzické osoby uvedené v odst. A. mohou svá práva uplatnit pouze písemně, v listinné formě, zasláním na adresu sídla KAPITOLu uvedené v odst. A. tohoto Memoranda, přičemž je nezbytné, aby byl podpis na uplatnění práv úředně ověřen. Na základě řádně podaného uplatnění práv KAPITOL do 30 dnů od doručení bude žadatele informovat o tom, jaká opatření na základě jeho uplatnění práv přijal.

Upozorňujeme, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv je KAPITOL oprávněn odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízením.

10. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

KAPITOL s účinností od 25. 5. 2018 jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Úkolem pověřence pro ochranu osobních údajů je poskytování poradenství a informací v oblasti ochrany osobních údajů KAPITOLu, jeho zaměstnancům a poradcům, dále monitorování souladu činnosti KAPITOLu s GDPR a dalšími předpisy v této oblasti, odborná příprava zaměstnanců a poradců KAPITOLu v oblasti ochrany osobních údajů.

Na pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného KAPITOLem se mohou obracet i všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje KAPITOL zpracovává. Pověřenec dohlíží také na vyřizování žádostí subjektů osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

KAPITOL, a.s.
Vlněna 526/3, Trnitá
602 00 Brno
e-mail:dpo@kapitol.cz

Podrobné informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny na webových stránkách KAPITOLu na adrese www.kapitol.cz v záložce GDPR – Zásady zpracování osobních údajů.